Integritetspolicy och GDPR

Vårt ansvar

Inom Stena Fastigheter arbetar vi systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en säker hantering av information och personuppgifter.

Stena Fastigheter AB, Box 31157, 400 32 Göteborg (556057-3619), eller något av Stena ägt eller förvaltat bolag, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du anmäler dig till en bostadsförmedling, såsom t.ex. Bostadsförmedlingen i Stockholmg, Boplats Syd eller Boplats Göteborg, anger du dina uppgifter i deras system. Dessa uppgifter behövs för att kunna identifiera dig som person så att du kan söka lägenhet hos oss eller andra fastighetsägare. I dessa fall är det respektive bostadsförmedling som är personuppgiftsansvarig.

När du erbjuds en bostad hos oss 

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogde-myndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss pga av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi t.ex. att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När du söker lokal hos oss

När du skickar en intresseanmälan för en viss lokal hos oss kommer vi att behandla personuppgifter om dig och är därmed personuppgiftsansvarig för uppgifterna. De kontaktuppgifter du registrerat såsom namn, e-post, ort och lokaltyp kommer behandlas för att kontakta dig för en vidare diskussion om den lokal du visat intresse.
Vi kan även komma att lagra dina uppgifter i vårt kundrelationsverktyg för att kunna kontakta dig avseende andra objekt som vi bedömer kan vara av intresse för dig.

Vi utför behandlingen baserat på en intresseavvägning där vi bedömer att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt eventuella intresse för att sådan behandling inte sker. Uppgifter kommer att behandlas av medarbetare hos Stena Fastigheter som ansvarar för uthyrning av lokaler.

Vi kommer att spara dina personuppgifter under den tid det kan vara aktuellt för dig att hyra en lokal av oss. Kontakta oss om du inte längre är intresserad av att hyra en lokal av oss och vill att vi raderar dina uppgifter.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Vi kan komma att behålla dina personuppgifter efter hyresförhållandets upphörande när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Vid fall där Stena Fastigheter har sagt upp hyreskontraktet, exempelvis vid olovlig andrahandsuthyrning, störningar eller sena hyresinbetalningar, sparas notering om orsak i 2 år efter hyreskontraktets avslut.

När du är leverantör till oss

Som en följd av den nya förordningen upprättar Stena Fastigheter ett personuppgiftsbiträdesavtal med de leverantörer/entreprenörer som i någon mån kan komma att behandla personuppgifter med våra hyresgäster, kunder, samarbetspartners och anställda.

När du söker jobb hos oss

Stena Fastigheter AB, Box 31157, 400 32 Göteborg (556057-3619), eller något av Stena ägt eller förvaltat bolag, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Bakgrund

När du söker jobb hos oss på Stena Fastigheter så behöver vi behandla personuppgifter om dig. Då du lämnar dina personuppgifter till Stena Fastigheter skall du känna dig trygg. Behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i den svenska integritets och dataskyddsreformen (GDPR). Nedan beskriver vi hur vår behandling av dina personuppgifter vid en jobbansökan går till.

Vilka personuppgifter sparar vi och på vilka grunder?

Personuppgifter är all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, som till exempel ett namn, en adress, ett telefonnummer och en e-postadress.

Följande information lagras hos oss vid ansökan; de uppgifter du själv delar, ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner såsom betyg och intyg. Dessutom så kan vi komma att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuella tester. Undvik att i din ansökan lägga in det som räknas som känsliga uppgifter, såsom ex. hela ditt personnummer, uppgifter om hälsa, etniskt ursprung osv.

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Stena Fastigheters berättigade intresse av att administrera bolagets rekrytering och kompetensförsörjning.

Vid ansökan till oss ger du oss ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att kontakta oss. Du blir då inte längre kontaktad gällande tjänster hos oss. Din personliga information behålls dock i ytterligare två år. Informationen sparas för att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av tillsättning av tjänst i enlighet med diskrimineringslagstiftningen. Efter två år anonymiseras uppgifterna och kan därefter användas i statistik eller marknadsföring.

Vilka kan vi komma att dela din information med?

Vi garanterar att din information inte kommer att säljas vidare till tredjepart. Din information kan dock komma att delas med externa samarbetspartners (tredjepart) som vi köper tjänster av. Exempelvis vid video-rekrytering, vid utförande av test, fördjupad kandidatbedömning, supportärenden gällande system etc. Mot samtliga av dessa samarbetspartners finns personuppgiftsbiträdesavtal, där garantier finns för att din information endast används för det tilltänkta ändamålet och inte behålls längre än nödvändigt. För vissa tjänster notifieras du som person om din information används, exempelvis vid bakgrundskontroller. Vi använder information i cookies och länkar för att se hur du som sökande hittade till oss.

När du anmäler ditt intresse för nyhetsbrev 

När du anmäler ditt intresse för nyhetsbrev för våra nyproduktionsprojekt samtycker du samtidigt till att vi får ta del av dina kontaktuppgifter - namn och e-mailadress - för att vi ska kunna sända dig den önskade informationen. Du kan när som helst återta ditt samtycke.

När du ringer till oss

När du ringer till Stena Fastigheters växel och Serviceanmälan kan samtal komma att spelas in av kvalitets- och säkerhetsskäl.
De uppgifter du lämnar i ett samtal hanteras i enlighet med GDPR. Eventuella inspelningar gallras med automatik efter 30 dagar.

Hur vi använder cookies på www.stenafastigheter.se

Vad är cookies? 

En cookie är en liten textfil som sparas av din webbläsare och lagras på din dator. Cookien innehåller information om ditt besök och används av tekniska skäl för att förbättra webbplatsen för dig som användare.

Vad använder vi cookies till?

På www.stenafastigheter.se används cookies som är nödvändiga för att vissa funktioner på hemsidan, som när du klickar dig runt, ska fungera korrekt. På www.stenafastigheter.se används också ”analytiska” cookies. Sådana cookies syftar till att optimera hemsidans prestanda, att förbättra din upplevelse av hemsidan. Vi använder också cookies för att sammanställa anonym aggregerad statistik över hur hemsidan används för att vi ska kunna förbättra hemsidans struktur och innehåll.

Kontakt

Stena Fastigheter har ett dataskyddsombud, och har du frågor om personuppgiftsbehandling inom Stena Fastigheter så tveka inte att kontakta oss. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter finns på www.imy.se

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett s.k. registerutdrag, och få felaktiga uppgifter rättade. Du kan kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t ex anser att de inte är korrekta.

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade.
Du har även rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). För att rätten till dataportabilitet ska gälla är det en förutsättning att den vi behandlar uppgifterna om dig med stöd av antingen ditt samtycke eller för att uppfylla ett avtal med dig.

 Här hittar du blanketten för Begäran om registerutdrag.